BPKAD Musnahkan Arsip Eks Biro Keuangan Setdaprov Kaltim Kurun Waktu 2008, Sekda Sri: Perangkat Daerah Harus Punya Atensi dan Kepedulian Pengelolaan Arsip

SAMARINDA-Sekretaris Daerah Provinsi Kaltim Sri Wahyuni didampingi Kepala BPKAD Kaltim Ahmad Muzakkir, Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim Anita Natalia Krisnawati, Kepala DPMPTSP Fahmi Prima Laksana, Inspektorat Daerah Kaltim, Biro Hukum Setdaprov Kaltim dan perwakilan Direktorat Penyelamatan Arsip ANRI, secara simbolis melakukan pemusnahan arsip eks Biro Keuangan Sekretariat Daerah Provinsi (Setdaprov) Kaltim kurun waktu tahun 2008.

Pemusnahan tersebut dilaksanakan di Kantor Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kaltim, Selasa (25/2/2025), yang dirangkai dengan penyerahan arsip inaktif retensi diatas 10 tahun eks Biro Keuangan Setdaprov Kaltim tahun 2010-2011 secara simbolis kepada Depo Arsip DPKD Kaltim.

Sekda Sri Wahyuni mengapresiasi langkah yang dilakukan BPKAD Kaltim dalam pengelolaan arsip, khususnya yang terkait dengan arsip keuangan daerah. Menurut Sri, BPKAD menjadi salah satu perangkat daerah yang leading dalam pengelolaan arsip secara baik.

“Yang semoga saja dapat diikuti perangkat daerah lainnya di lingkup Pemprov Kaltim. Sehingga Kaltim bisa menjadi salah satu daerah yang memiliki atensi dan kepedulian yang baik terkait dengan pengelolaan arsip dan juga pemahaman terhadap siklus arsip,” kata Sri Wahyuni.

Sri Wahyuni menyebut tidak semua orang menyadari betapa pentingnya pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip, lanjut dia, merupakan siklus sejak dari awal dokumen dibuat hingga dipakai, serta dikelola dengan baik untuk kebutuhan informasi terhadap dokumen yang diperlukan, sampai akhirnya arsip tersebut tidak dibutuhkan lagi dan dimusnahkan.

“Dinamika birokrasi ditandai dengan arsip yang dimiliki. Tugas pengelolaan arsip secara baik harus dilakukan. Seringkali kita memerlukan arsip, ketika kita mendesak mencari dokumen yang kita perlukan, bisa menemukan dokumen secara baik dan mendapatkan informasi yang kita butuhkan, karena pengelolaan arsip yang baik,” jelas Sri.

Sri Wahyuni menambahkan arsip yang dimusnahkan sudah memenuhi syarat untuk arsip yang tidak dibutuhkan lagi. Jadi, tidak ada lagi kekhawatiran ketika arsipnya menumpuk di gudang kantor, sementara arsip tersebut valuenya sudah tidak punya nilai lagi untuk digunakan.

“Dinas Perpustakaan dan Kearsipan harus mengedukasi perangkat daerah bahwa pemusnahan arsip itu bisa dilakukan sepanjang sesuai dengan ketentuan, ada verifikasinya, ada proses izin yang harus dilewati,” tambahnya.

“Kepedulian kita terhadap pengelolaan arsip ini tidak hanya mendukung pemenuhan dokumen yang diperlukan. Tetapi juga sebagai bagian dari jejak aktivitas birokrasi yang tidak terelakkan. Aktivitas yang kita lakukan jejaknya ada di dalam dokumen-dokumen kearsipan tersebut,” pungkasnya.

Kepala BPKAD Kaltim Ahmad Muzakkir menjelaskan pemusnahan arsip dilakukan secara bertahap sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Adapun jumlah arsip yang dinilai oleh Tim Penilai sebanyak 11.126 nomor/berkas dengan hasil, arsip statis sebanyak 285 nomor/berkas yang akan diserahkan dan disimpan ke DPK Kaltim sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, arsip inaktif sebanyak 2.958 nomor/berkas yang akan disimpan kembali, dan jumlah arsip yang telah disetujui oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk dimusnahkan sebanyak 7.883 nomor/berkas.

“Untuk proses pemusnahan arsir dilakukan dengan cara dicacah dan kegiatan tersebut akan dilaksanakan di Depo Arsip Samarinda Seberang,” jelasnya.

Selanjutnya, untuk penyerahan arsip inaktif yang retensi diatas 10 tahun eks Biro Keuangan Setdaprov Kaltim tahun 2010-2011 sebanyak 15.812 nomor/berkas dan 294 boks (pemindahan arsip dari Record Center BPKAD Kaltim ke Depo Arsip Samarinda Seberang). (her/ky/adpimprovkaltim)